メモからプレゼン資料を作る方法

1つの企画メモから始める

短い承認の打ち合わせのための、企画メモが1つあります。提案する計画、担当者、まだ決まっていないことは、どれもスライドに移しても失われてはいけません。特に、決まっていないことに注意しましょう。

図書館ボランティア受付の試験運用

コーディネーターに、土曜の10:00〜12:00に2時間の試験運用を行う承認をもらう。共用のカウンターで列ができているとスタッフから報告があるが、待ち時間は測っていない。ボランティア専用の受付デスクを試す。ボランティア12人に声をかけたが、参加は確定していない。Miaがデスクを運営する。Devが来場者数を数え、15分ごとに列の長さを記録する。予算上限の案：看板と備品に120米ドル。承認も支出もまだない。Leeが火曜までに予算を確定する。Miaが火曜までに場所を確定する。両方が確定するまで、試験運用は告知しない。

コーディネーターが決めるのは、試験運用を承認するかどうかです。短縮できる時間を予測して書けば、メモに根拠のない主張を足すことになります。

メモを5枚のスライドにする

この構成は、この例のために書いたものです。いちばん情報が多いのは3枚目なので、詰まって見えるなら2枚に分けましょう。ほかの発表では、別の枚数が合うこともあります。

範囲をはっきりさせて、スライドを頼む

ノートのチャットで使うか、プロンプトのあとに元の文章を貼り付けます。聞き手と枚数は、目的に合わせて変えてください。

下の元のメモから、5枚のスライドを作ってください。

聞き手：この計画を承認するかどうかを決める人。
目的：提案、その根拠、必要な判断を説明する。

各スライドには、わかりやすいタイトルと、読みやすい少しのテキストを入れてください。提案、確定した事実、未解決の問いは区別してください。名前、数字、単位、日付、担当者はそのまま残してください。調査、承認、結果、引用を作り出さないでください。

足りない情報は、私が確認できるよう別に一覧にしてください。すべての細部をスライドに載せる代わりに、口頭で説明すべきことを提案してください。

元のメモ：
［ここにメモを貼り付け］

Phraseでは、ノートを開いて、アシスタントにスライドの作成を頼みます。できたスライドは、iPhoneやiPadでは「作品」、Macでは「アーティファクト」から開けます。「担当者と計測の間隔は残したまま、3枚目を短くして」のように、具体的な修正も頼めます。

見た目を整える前に、内容を確かめる

• 数字は、何の数字かと一緒に読みます。声をかけた人数か参加者数か、案か承認済みか、見積もりか実績か。同じ数字でも、意味が違うことがあります。
• 名前、日付、担当者、単位を元のメモと照らし合わせます。この例なら、120米ドルが「1人あたり120」になってはいけません。
• 根拠のない結論は削ります。列を観察しても、何％改善したかはわかりませんし、列ができた原因の証明にもなりません。
• 決まっていないことは、見える形で残します。スライドのタイトルで、「承認をお願いしたい」を「試験運用を承認済み」に変えてはいけません。

「元のノートを開く」が使えるならそれを使い、なければ自分でノートを開き直します。そのうえで、実際に映す大きさでスライドを確認します。長い行は短くし、細かい説明は話す部分に回しましょう。

話す原稿ができたら、スピーチ原稿の文字数から時間を計算するツールで、話す速さと間を設定して長さを見積もります。最終版に向けて削る前に、声に出してリハーサルしましょう。

リハーサルしてから、ディスプレイにつなぐ

1. iPhoneでスライドを開き、流れをリハーサルします。最初と最後のスライド、読み上げる数字を確認します。
2. AirPlayを使うなら、iPhoneと対応する受信機器を同じWi-Fiネットワークにつなぎます。コントロールセンターの「画面ミラーリング」から受信機器を選ぶ方法は、リンク先のAppleの説明にあります。
3. ケーブルを使うなら、iPhoneと会場の機器に合ったアダプタや接続方法を使います。ディスプレイ側で、正しい入力を選びます。
4. 外部ディスプレイをつないだ状態でスライドを開きます。Phraseでは、そのディスプレイにスライドを全画面で映し、iPhoneは操作に使えます。始める前に、聞き手から見える画面を確認しましょう。

できれば、会場の機器でリハーサルしましょう。接続がうまくいかなくても、ディスプレイの設定を直している間、iPhoneでスライドを確認できます。

AirPlay・USB-C・HDMI

聞き手に必要なファイルを選ぶ

Phraseは、スライドを1枚1ページのPDFで書き出します。現在、PowerPointの.pptxファイルには書き出せません。誰かがPowerPointでスライドを編集する必要があるなら、成果物を約束する前に、その作業の流れを決めておきましょう。PDFは読むのには向いていますが、編集できるPowerPointのファイルではありません。

スライドの作成と修正には、PhraseのクラウドのAIサービスを使い、Proに含まれます。現在の利用上限は、アプリ内に表示されます。