Come creare una presentazione dagli appunti

Parti da una nota di progetto

Una nota di progetto, per una breve riunione di approvazione. Il piano proposto, i responsabili e le decisioni ancora aperte devono arrivare intatti fino alle slide, quindi tieni d’occhio quelle non risolte.

Prova dell’accoglienza volontari in biblioteca

Chiedere a chi coordina i volontari di approvare una prova di due ore sabato, dalle 10 alle 12. Il personale segnala code al banco condiviso, ma non abbiamo misurato i tempi di attesa. Provare un banco di accoglienza separato per i volontari. Sono stati invitati dodici volontari; la presenza non è confermata. Mia gestirà il banco. Dev conterà gli arrivi e annoterà la lunghezza della coda ogni 15 minuti. Tetto di spesa proposto: 120 USD per cartelli e materiali; niente è stato approvato né speso. Lee confermerà il budget entro martedì. Mia confermerà lo spazio entro martedì. Non annunciare la prova finché non sono confermati entrambi.

Chi coordina deve decidere se approvare la prova. Una previsione sul tempo risparmiato aggiungerebbe un’affermazione che la nota non sostiene.

Trasforma la nota in cinque slide

Questa scaletta è stata scritta per l’esempio. La terza slide ha più dettagli; dividila se sembra affollata. Altre presentazioni possono richiedere un numero diverso di slide.

Chiedi una presentazione con limiti chiari

Usa questo prompt nella chat della nota, oppure incolla la tua fonte dopo il prompt. Cambia il pubblico e il numero di slide in base a quello che ti è stato chiesto.

Crea una presentazione di cinque slide dalla nota qui sotto.

Pubblico: la persona che deve decidere se approvare questo piano.
Scopo: spiegare la proposta, le prove a sostegno e la decisione da prendere.

Dai a ogni slide un titolo chiaro e poco testo, ben leggibile. Tieni distinte proposte, fatti confermati e domande aperte. Conserva nomi, numeri, unità di misura, date e responsabili. Non inventare ricerche, approvazioni, risultati o citazioni.

Elenca a parte le informazioni mancanti che devo controllare. Suggerisci cosa dovrei spiegare a voce invece di mettere ogni dettaglio su una slide.

NOTA DI PARTENZA:
[Incolla qui i tuoi appunti.]

In Phrase, apri la nota e chiedi all’assistente di creare la presentazione. Apri la presentazione che ne esce tra le Creazioni. Puoi chiedere una modifica precisa, come accorciare la terza slide mantenendo i responsabili e l’intervallo di misurazione.

Controlla le affermazioni prima di curare l’impaginazione

• Leggi ogni numero con la sua etichetta: invitati o presenti, proposto o approvato, stima o dato effettivo. Lo stesso numero può voler dire cose diverse.
• Confronta nomi, date, responsabili e unità di misura con l’originale. In questo esempio, 120 USD non deve diventare 120 a persona.
• Togli le conclusioni non sostenute. Le osservazioni sulle code non dimostrano un miglioramento in percentuale né provano cosa ha causato la coda.
• Lascia visibili le decisioni non risolte. Il titolo di una slide non deve trasformare “si chiede l’approvazione” in “prova approvata”.

Usa i collegamenti alle note di origine quando ci sono, o riapri tu la nota. Poi guarda la presentazione alla dimensione reale dello schermo. Accorcia le righe lunghe e tieni le spiegazioni dettagliate per la parte parlata.

Quando hai una bozza del discorso, usa il calcolatore da parole a minuti per stimarne la durata con il ritmo e le pause che scegli. Provalo ad alta voce prima di tagliare la versione finale.

Prova, poi collega lo schermo

1. Apri la presentazione su iPhone e prova la sequenza. Controlla la prima e l’ultima slide e tutti i numeri che leggerai ad alta voce.
2. Per AirPlay, collega iPhone e un ricevitore compatibile alla stessa rete Wi-Fi. Le istruzioni di Apple citate in fondo spiegano come scegliere il ricevitore da Duplica schermo nel Centro di Controllo.
3. Per un cavo, usa un adattatore o un collegamento compatibile con il tuo iPhone e con l’attrezzatura della sala. Seleziona la sorgente video corretta sullo schermo.
4. Apri la presentazione con lo schermo esterno collegato. Phrase mostra le slide a schermo intero su quello schermo, mentre il tuo iPhone resta il telecomando. Controlla cosa vede il pubblico prima di iniziare.

Quando puoi, prova con l’attrezzatura della sala. Se il collegamento non funziona, puoi comunque rivedere la presentazione su iPhone mentre sistemi lo schermo.

AirPlay · USB-C · HDMI

Scegli il file che serve al tuo pubblico

Phrase esporta le presentazioni in PDF, una pagina per slide. Per ora non esporta file PowerPoint nativi (.pptx). Se qualcuno deve modificare la presentazione in PowerPoint, organizza quel passaggio prima di promettere il file. Un PDF va bene da leggere, ma non è una presentazione PowerPoint modificabile.

Creare e modificare presentazioni usa il servizio IA di Phrase nel cloud ed è incluso in Pro. I limiti di utilizzo attuali sono indicati nell’app.