Så gör du en presentation av dina anteckningar

Börja med en planeringsanteckning

En planeringsanteckning inför ett kort möte om ett godkännande. Den föreslagna planen, de ansvariga och besluten som fortfarande är öppna måste alla följa med till bilderna, så håll ett öga på det som inte är löst.

Pilot med incheckning för biblioteksvolontärer

Be samordnaren godkänna en pilot på två timmar på lördag kl. 10–12. Personalen berättar om köer vid den gemensamma disken, men vi har inte mätt väntetiderna. Testa en separat incheckningsdisk för volontärer. Tolv volontärer har bjudits in. Deltagandet är inte bekräftat. Mia sköter disken. Dev räknar hur många som kommer och noterar kölängden var 15:e minut. Föreslaget tak för utgifter: 120 USD för skyltar och material. Ingenting har godkänts eller spenderats. Lee bekräftar budgeten senast tisdag. Mia bekräftar lokalen senast tisdag. Gå inte ut med piloten förrän båda är bekräftade.

Samordnaren behöver bestämma om piloten ska godkännas. En förutsägelse om hur mycket tid som sparas skulle lägga till ett påstående som anteckningen inte stöder.

Gör anteckningen till fem bilder

Dispositionen är skriven för exemplet. Bild tre har flest detaljer, så dela upp den om den ser trång ut. Andra presentationer kan behöva ett annat antal bilder.

Be om en presentation med tydliga ramar

Använd den i anteckningens chatt eller klistra in din källa efter prompten. Ändra publik och antal bilder efter uppgiften.

Skapa en presentation med fem bilder utifrån källanteckningen nedan.

Publik: den som ska bestämma om planen ska godkännas.
Syfte: förklara förslaget, underlaget och beslutet som behövs.

Ge varje bild en tydlig rubrik och lite lättläst text. Håll isär förslag, bekräftade fakta och öppna frågor. Behåll namn, siffror, enheter, datum och ansvariga. Hitta inte på undersökningar, godkännanden, resultat eller citat.

Lista separat all information som saknas, så att jag kan kolla den. Föreslå vad jag ska förklara muntligt i stället för att lägga varje detalj på en bild.

KÄLLANTECKNING:
[Klistra in dina anteckningar här.]

I Phrase öppnar du anteckningen och ber assistenten skapa presentationen. Öppna den färdiga presentationen under Skapelser. Du kan be om en bestämd ändring, till exempel att korta bild tre men behålla de ansvariga och mätintervallet.

Kolla påståendena innan du putsar på layouten

• Läs varje siffra tillsammans med sin etikett: inbjudna eller deltagande, föreslagen eller godkänd, uppskattning eller faktisk. Samma siffra kan betyda olika saker.
• Stäm av namn, datum, ansvariga och enheter mot originalet. I det här exemplet får 120 USD inte bli 120 per person.
• Ta bort slutsatser som saknar stöd. Iakttagelser av köer visar inte en förbättring i procent och bevisar inte vad som orsakade kön.
• Låt olösta beslut synas. En rubrik på en bild ska inte göra ”godkännande önskas” till ”piloten godkänd”.

Använd länkarna till källanteckningen när de finns, eller öppna anteckningen igen själv. Titta sedan på presentationen i den storlek som den faktiskt visas i. Korta långa rader och spara detaljerade förklaringar till det du säger muntligt.

När du har ett utkast till manus kan du använda räknaren för ord till minuter för att uppskatta hur långt det blir med ditt tempo och dina pauser. Öva högt innan du kortar den slutliga versionen.

Öva och anslut sedan skärmen

1. Öppna presentationen på iPhone och öva ordningen. Kolla första och sista bilden och alla siffror som du ska läsa upp.
2. För AirPlay ansluter du din iPhone och en kompatibel mottagare till samma wifi-nätverk. Apples instruktioner, som länkas nedan, förklarar hur du väljer mottagaren under Skärmdubblering i Kontrollcenter.
3. Med kabel använder du en adapter eller skärmanslutning som passar din iPhone och rummets utrustning. Välj rätt ingång på skärmen.
4. Öppna presentationen med den externa skärmen ansluten. Phrase visar bilderna i helskärm på den skärmen medan din iPhone fungerar som fjärrkontroll. Kolla hur det ser ut för publiken innan du börjar.

Öva med rummets utrustning när det går. Om anslutningen inte fungerar kan du ändå gå igenom presentationen på din iPhone medan du löser det med skärmen.

AirPlay · USB-C · HDMI

Välj den fil som publiken behöver

Phrase exporterar presentationer som PDF, med en sida per bild. Appen exporterar i dag inte PowerPoint-filer i .pptx-format. Om någon måste redigera presentationen i PowerPoint ordnar du det arbetsflödet innan du lovar något. En PDF passar för läsning, men den är ingen redigerbar PowerPoint-presentation.

Att skapa och revidera presentationer använder AI-tjänsten i molnet som Phrase tillhandahåller, och det ingår i Pro. Hur mycket du kan använda just nu visas i appen.