把筆記做成一份簡報

從一則企劃筆記開始

這是一則企劃筆記，內容是為一場簡短的核准會議準備的。裡面提議的計畫、負責人，以及還沒定案的決定，都必須完整搬到投影片上，所以要特別留意那些還沒解決的事。

圖書館志工報到試辦計畫

請協調人核准週六上午 10 點到中午、為時兩小時的試辦。工作人員反映共用服務台會排隊，但我們還沒測量過等候時間。測試另設一張志工報到桌。已邀請十二位志工，出席人數尚未確認。Mia 負責報到桌。Dev 統計報到人數，並每 15 分鐘記錄一次排隊長度。提議的支出上限：120 美元，用於標示和用品；目前沒有任何核准，也還沒花任何錢。Lee 週二前確認預算。Mia 週二前確認場地。兩項都確認之前，不要公布這次試辦。

協調人要決定的是，要不要核准這次試辦。如果加上能省下多少時間的預測，就是筆記裡找不到根據的說法了。

把筆記變成五張投影片

這份大綱是為這個範例寫的。第三張投影片的細節最多；看起來太擠的話，就拆成兩張。其他的報告，可能需要不同的投影片數量。

要求簡報時，把界線講清楚

在筆記的對話中使用這段提示詞，或在提示詞後面貼上你的來源內容。依照需求，修改聽眾和投影片數量。

根據下面的來源筆記，做一份五張投影片的簡報。

聽眾：決定是否核准這個計畫的人。
目的：說明這項提議、它的依據，以及需要做的決定。

每張投影片都要有清楚的標題，和少量容易閱讀的文字。把提議、已確認的事實和待解問題分開。保留人名、數字、單位、日期和負責人。不要編造研究、核准、結果或引述。

把缺少的資訊另外列出來讓我確認。建議哪些內容應該由我口頭說明，而不是把每個細節都放在投影片上。

來源筆記：
[在這裡貼上你的筆記。]

在 Phrase 裡，打開筆記，請助理建立簡報。產生的簡報會放在「作品」資料庫裡，從那裡打開。你也可以要求具體的修改，例如縮短第三張投影片，但保留負責人和測量間隔。

美化版面之前，先核對內容

• 讀每個數字時，連同它的標籤一起讀：是受邀還是出席、是提議還是核准、是估計還是實際。同一個數字，可能代表不同的意思。
• 把人名、日期、負責人和單位，和原文逐一對照。在這個範例裡，120 美元不能變成每人 120 美元。
• 刪掉沒有根據的結論。觀察排隊情形，並不能得出改善了幾個百分比，也無法證明排隊的原因。
• 讓還沒定案的決定一直看得見。投影片標題不應該把「請求核准」寫成「試辦已核准」。

有來源筆記的連結就用它，沒有的話就自己重新打開筆記。接著用實際的顯示大小檢查簡報。縮短太長的句子，把詳細的說明留給口頭報告。

有了初稿，就用講稿字數與時間計算機，依你設定的語速和停頓估算長度。刪成定稿之前，先大聲排練一遍。

先排練，再連接螢幕

1. 在 iPhone 上打開簡報，照順序排練一遍。檢查第一張和最後一張投影片，以及你會唸出來的所有數字。
2. 使用 AirPlay 時，讓 iPhone 和相容的接收裝置連上同一個 Wi-Fi 網路。下方連結的 Apple 說明，介紹了怎麼從「控制中心」的「螢幕鏡像輸出」選擇接收裝置。
3. 使用連接線時，選用和你的 iPhone 及現場設備相容的轉接器或顯示器連接方式。在顯示器上選擇正確的輸入來源。
4. 接上外接顯示器後，再打開簡報。Phrase 會在那台顯示器上全螢幕顯示投影片，你的 iPhone 則用來控制。開始之前，先確認觀眾看到的畫面。

可以的話，用現場的設備排練。如果連線失敗，你仍然可以一邊處理顯示器的設定，一邊在 iPhone 上檢視簡報。

AirPlay · USB-C · HDMI

選擇聽眾需要的檔案

Phrase 會把簡報匯出成 PDF，一張投影片一頁。目前不能匯出原生的 PowerPoint .pptx 檔案。如果有人必須用 PowerPoint 編輯這份簡報，在答應交出成品之前，先安排好那段流程。PDF 適合閱讀，但不是可以編輯的 PowerPoint 簡報。

建立和修改簡報會用到 Phrase 的雲端 AI 服務，這項功能包含在 Pro 裡。目前的使用額度以 App 內顯示為準。