Comment transformer ses notes en présentation

Partez d’une note de préparation

Une note de préparation pour une courte réunion de validation. Le plan proposé, les responsables et les décisions encore ouvertes doivent tous arriver intacts jusqu’aux diapos : surveillez surtout les points non résolus.

Pilote d’accueil des bénévoles à la bibliothèque

Demander à la coordination d’approuver un pilote de deux heures le samedi, de 10 h à midi. Le personnel signale des files d’attente au comptoir commun, mais nous n’avons pas mesuré les temps d’attente. Tester un comptoir d’accueil séparé pour les bénévoles. Douze bénévoles ont été invités ; leur présence n’est pas confirmée. Mia tiendra le comptoir. Dev comptera les arrivées et notera la longueur de la file toutes les 15 minutes. Plafond de dépenses proposé : 120 USD pour la signalétique et les fournitures ; rien n’a été approuvé ni dépensé. Lee confirmera le budget d’ici mardi. Mia confirmera la salle d’ici mardi. Ne pas annoncer le pilote avant ces deux confirmations.

La coordination doit décider d’approuver ou non le pilote. Une prévision du temps gagné ajouterait une affirmation que la note n’appuie pas.

Transformez la note en cinq diapos

Ce plan a été écrit pour l’exemple. La diapo 3 porte le plus de détails ; scindez-la si elle paraît chargée. D’autres présentations demanderont un autre nombre de diapos.

Demandez une présentation avec des limites claires

Utilisez ce prompt dans le chat de la note, ou collez votre source à la suite. Adaptez le public et le nombre de diapos à votre besoin.

Créez une présentation de cinq diapos à partir de la note source ci-dessous.

Public : la personne qui décide d’approuver ou non ce plan.
Objectif : expliquer la proposition, ce qui l’appuie et la décision attendue.

Donnez à chaque diapo un titre clair et peu de texte, facile à lire. Distinguez les propositions, les faits confirmés et les questions ouvertes. Conservez les noms, les chiffres, les unités, les dates et les responsables. N’inventez ni recherches, ni approbations, ni résultats, ni citations.

Listez à part les informations manquantes, pour que je les vérifie. Suggérez ce que je devrais dire à l’oral au lieu de mettre chaque détail sur une diapo.

NOTE SOURCE :
[Collez vos notes ici.]

Dans Phrase, ouvrez la note et demandez à l’assistant de créer la présentation. Ouvrez-la ensuite dans la bibliothèque Créations. Vous pouvez demander une retouche précise, par exemple raccourcir la diapo 3 en gardant ses responsables et son intervalle de mesure.

Vérifiez les affirmations avant de peaufiner la mise en page

• Lisez chaque chiffre avec son étiquette : invités ou présents, proposé ou approuvé, estimation ou réel. Un même chiffre peut vouloir dire des choses différentes.
• Comparez les noms, les dates, les responsables et les unités avec l’original. Dans cet exemple, 120 USD ne doit pas devenir 120 par personne.
• Retirez les conclusions non étayées. Des observations de file d’attente n’établissent pas un pourcentage d’amélioration et ne prouvent pas la cause de la file.
• Gardez visibles les décisions non tranchées. Un titre de diapo ne doit pas transformer « approbation demandée » en « pilote approuvé ».

Utilisez les liens vers la note source quand ils existent, ou rouvrez la note vous-même. Examinez ensuite la présentation à sa vraie taille d’affichage. Raccourcissez les lignes longues et gardez les explications détaillées pour l’oral.

Une fois votre texte à dire rédigé, utilisez le calculateur de temps de parole pour estimer sa durée selon votre débit et vos pauses. Répétez à voix haute avant de couper la version finale.

Répétez, puis branchez l’écran

1. Ouvrez la présentation sur l’iPhone et répétez l’enchaînement. Vérifiez la première et la dernière diapo, et tous les chiffres que vous lirez à voix haute.
2. Pour AirPlay, connectez votre iPhone et un récepteur compatible au même réseau Wi-Fi. Les instructions d’Apple en lien expliquent comment choisir le récepteur avec le bouton Recopie de l’écran du centre de contrôle.
3. Avec un câble, utilisez un adaptateur ou une connexion d’écran compatibles avec votre iPhone et l’équipement de la salle. Sélectionnez la bonne entrée sur l’écran.
4. Ouvrez la présentation une fois l’écran externe connecté. Phrase affiche les diapos en plein écran sur cet écran, et votre iPhone reste la télécommande. Vérifiez ce que voit le public avant de commencer.

Répétez avec l’équipement de la salle quand c’est possible. Si la connexion échoue, vous pouvez toujours parcourir la présentation sur votre iPhone pendant que vous réglez l’affichage.

AirPlay · USB-C · HDMI

Choisissez le fichier dont votre public a besoin

Phrase exporte les présentations en PDF, avec une page par diapo. Il n’exporte pas actuellement de fichiers PowerPoint .pptx natifs. Si quelqu’un doit modifier la présentation dans PowerPoint, organisez cette étape avant de promettre un livrable. Un PDF convient à la lecture, mais ce n’est pas une présentation PowerPoint modifiable.

La création et la retouche des présentations passent par le service d’IA de Phrase dans le cloud et sont incluses avec Pro. La limite d’utilisation en vigueur est indiquée dans l’app.