會議紀錄範本（附填寫範例）

拷貝會議紀錄範本

會議紀錄
會議：[名稱／目的]
日期與時間：[日期、起訖時間、時區]
地點：[會議室或會議連結]
出席人員：[姓名]
紀錄：[姓名]
狀態：草稿，待確認

議程項目：[議題]
背景：[讀者要看懂結果需要知道的事]
決議：[議定的內容，或「未議定」]
理由／條件：[有人提到的話，寫下主要理由或前提]

待辦事項
[編號] [具體的工作] | 負責人：[姓名／待確認]
期限：[完整日期／未議定] | 狀態：[待處理／等待中／已完成]

待解問題
[問題] | 下一步：[議定的步驟／未議定]

參考資料
[錄音或文件名稱，以及相關段落]

下次追蹤
[日期／未排定]
更正：[改了什麼、誰確認、何時確認]

每個議題都重複一次議程項目那一段。如果大家會用待辦清單來安排一週的工作，就把待辦集中列在一起。拷貝這段文字，不會在任何 App 裡建立工作或提醒事項。

開會之前，先用會議議程範本排好議題和時間。議程是事前的計畫，和會議紀錄裡的決議分開放。

填寫範例：一場專案檢討會

下面這個小組決定上線前先做一次小規模測試，還有兩件事沒有定案。值得看的正是這些缺口：注意紀錄在哪裡寫了「未議定」，而不是編出一個答案。

會議紀錄
會議：預約頁面專案檢討會
日期與時間：2026 年 9 月 8 日 10:00 至 10:25（新加坡時間）
地點：工作室會議室
出席人員：Ada、Ben、Jo
紀錄：Jo
狀態：草稿，待確認

議程項目：測試範圍
背景：日期篩選還需要再做一次易用性檢查。
決議：先測試修改後的日期篩選，再決定上線日期。
理由：團隊想確認受測者能不能找到可預約的日期。

待辦事項
A1 準備修改後的原型 | 負責人：Ada
期限：2026 年 9 月 11 日 | 狀態：待處理
A2 草擬三個測試任務 | 負責人：Jo
期限：未議定 | 狀態：待處理

待解問題
誰負責招募受測者？ | 下一步：未議定
頁面什麼時候上線？ | 下一步：測試後再檢討

參考資料
範例專案檢討筆記，議程項目「測試範圍」

下次追蹤
未排定
更正：尚無紀錄

注意哪些事仍然沒有解決。Jo 接下了一項沒有期限的工作。招募受測者這件事，還沒有人接。紀錄把這些差別留了下來，而不是把工作分派給對話裡最近被提到的名字。

把決議、待辦和提議分開

決議記下的是一個選擇。待辦記下的是有人答應要做的工作。提議可能變成其中任何一種，但要等會議做出結論之後。這些分類是這份範本的編寫慣例，不代表每個組織都用同樣的說法。

如果決議的理由能幫讀者理解其中的取捨，就把它留下來。「日期篩選還不確定，所以上線前先測試」，日後會比「討論了篩選功能」有用得多。沒有人說明理由的話，就別自己補上解釋。

大家離開前，先確認細節

1. 用一句話把決議唸一遍。問問看有沒有漏掉什麼條件或例外。
2. 每一項待辦，都要確認預期的成果和負責的人。「研究一下」很少能讓負責人知道做到哪裡才算完成。
3. 時間很重要的時候，要問到完整的日期。如果大家在不同時區，約定明確的交付時間時，要寫上時區。
4. 沒解決的欄位就留著，讓大家看得見。只有在有人同意時，才寫上下一步。

以範例來說，問一句「Jo 的測試任務什麼時候要準備好？」，就能補上一個真正的缺口。如果會議結束前沒人回答，老實的期限仍然是「未議定」。別把你自己希望的時程，寫成整個團隊的承諾。

如果手邊是錄音，而不是現場筆記，你的工作就從聆聽變成篩選。把逐字稿整理成會議紀錄這篇教學，把一段原始片段和它整理出的條目並排對照，並說明每一處刪減背後的規則。

趁討論還記得清楚，檢查草稿

英國地方議會 Chorley Council 的會議紀錄指引，強調要記下結果和責任歸屬，並附上足夠的背景，讓沒參加會議的人也看得懂。蘇格蘭的 West Dunbartonshire Council 也建議盡快寫好紀錄。這裡的範本和例子，是我們把這些實用原則實際應用的結果。

• 把每一項決議和你的筆記，以及任何經過同意的錄音對照。檢查像「只有在……的情況下」「等……之後」「還沒」這類限定條件。
• 核對人名、數字、待辦負責人和日期。不清楚的細節要一直標著，直到有人確認為止。
• 把草稿寄給相關的與會者更正。之後的修改要看得出來，不要默默改寫原本的結果。
• 下次追蹤時，把還沒完成的待辦連同目前的狀態一起帶過去。確認完成了，才標為已完成。

如果你用 Phrase 錄下實體會議，錄音會一直附在可以編輯的筆記旁邊，有爭議的數字，點一下就能回到說出它的那一刻。錄音轉筆記會用到雲端服務。免費版包含 1 次轉換，其餘的轉換次數和 AI 功能都包含在 Pro 裡，額度以 App 內顯示為準。