逐字稿怎麼整理成會議紀錄

讀一遍逐字稿，標出四種句子

一小時的討論，會產生上萬字的逐字稿，整理成會議紀錄，可能只剩幾百字。第一遍要做的是刪除。先什麼都別寫。

1. 從頭讀起，先不要修改。在每一句重要的話旁邊標上一個標籤：決議、待辦、待解問題，或背景。
2. 回到每一句標了「待辦」的話，在同一段裡找三樣東西：具名的人、一個看得出算不算完成的成果，以及日期。記下三樣裡缺了哪一樣。
3. 刪掉所有沒有標記的句子。打招呼、測試收音，還有卸貨區那扇門的那段對話，最先刪。
4. 把每一句有標記的話，改寫成簡短的一行，開頭加上標籤。只有在誰負責、數字出自誰很重要的時候，才寫出說話者。
5. 把四份清單，歸到你會議紀錄格式裡原有的標題下。

逐字稿的格式不一。視訊會議匯出的，常是編了號的字幕段，開始和結束時間另外獨立成一行。先把字幕段接回完整的句子，再開始第一遍，否則同一句話你會標上四次。

如果逐字稿是視訊會議產生的字幕檔，先用SRT 轉純文字工具轉一次，第一遍讀的才會是句子，而不是一段段編號的字幕。

一段逐字稿，和它整理出的會議紀錄條目

下面是一場供應商檢討會的片段，錄於 2026 年 9 月 22 日（週二），位於檔案的 18:04 到 20:47。一共十句話，六句進了會議紀錄，而這六句裡有兩句，只是為了說明另一句。

只讀最右邊那一欄，紀錄照樣看得懂。最後一列，是大家趕時間時最常刪掉的。請留著它。問題旁邊寫著「未議定」，這個問題才會再被提出來；對讀者來說，那裡留白，也比你坐在桌前自己挑的一個名字有用。

這一頁談的是每個欄位要填什麼。空白的版面本身，包括會議基本資料和更正那一行，都在會議紀錄範本那一頁，這些條目可以直接放進去。

拷貝套用在每一句的規則

逐字稿轉會議紀錄：篩選規則

保留
1. 具名的人承諾要做的任何事。記下工作內容、負責人和日期。三者缺哪一樣，就在那裡寫「待確認」。
2. 被否決的方案，以及當時給的理由。不知道原因的讀者，下次還會再提一次。
3. 會中說出口的每一個數字、金額、百分比、數量和日期，以及說的人。
4. 還沒有答案的問題，以及預計由誰、在什麼時候回答。沒人答應的，就寫「未議定」。
5. 少了就看不懂決議的那一兩句背景。

刪除
6. 打招呼、測試收音、遲到的道歉，以及結束時的道別。
7. 重複的內容。同一個重點說了三次，只留最清楚的那一次。
8. 沒人回應的點子，以及沒人接手的抱怨。把它們移到下次的議程。
9. 從沒敲定的說法：「我們可以」「也許」「應該要有人」。要嘛逐字稿後面有了結論，要嘛它就是待解問題。
10. 你自己對別人意思的解讀。理由沒有說出口，就不寫進去。

改寫
11. 每個項目一行，加上標籤，不寫贅字。先標上類別，再寫該類別要有的欄位。
12. 把相對的時間換成日曆上的日期。「週五」「月底」要改成完整日期，並標記待確認。
13. 否定和條件要一字不改：「只有在……的情況下」「等……之後」「還沒」「除非」。
14. 絕不把兩個人說的話合併成一項承諾，也絕不把承諾移到最近被提到的名字上。

寄出之前
15. 對照錄音，再核對一次每個人名、數字、金額和日期。
16. 在文件上標明「草稿，待更正」，並寫上你會定稿的日期。

規則的順序，就是使用的順序：先刪除，再改寫，最後對照錄音。在第 6 條之前就做第 15 條，只會把注意力花在你馬上要刪掉的句子上。

分辨決議和待辦事項

這裡的錯誤幾乎都朝同一個方向：只因為對話裡附近出現了某個名字，一個建議就變成了待辦事項。把你的待辦清單從頭再讀一遍，一行一行問：負責人實際上說了哪些話？逐字稿裡找不到的，那一行就是待解問題。

訪談逐字稿用一個標記處理同樣的問題：還沒確定的段落會一直標著 [聽不清楚]，直到有人確認說了什麼。會議紀錄也可以借用這個習慣。看得見的缺口，勝過一個整齊卻錯誤的欄位。

對照錄音，核對人名、數字、金額和日期

逐字稿記下的是說了什麼，至於話裡的意思，就記得不多了。有四類細節可以從文字本身找回來，而這四類都值得核對：人名、數字、金額和日期。

轉錄錯誤造成損害，就在這四類。聽錯一個名字，工作就交到錯的人手上。少了一位數，4,180 就變成 418。「四號」和「十號」說快了幾乎聽不出差別，而期限正是大家會照著行動的欄位。

方法不是把整段錄音重聽一遍。在 iPhone 的「語音備忘錄」中，打開「檢視逐字稿」並選擇一個詞，播放位置就會移到那裡，聽完前後那句話就可以繼續。在「備忘錄」的錄音裡，「在逐字稿中尋找」能在那段錄音中做同樣的事，點一下逐字稿的文字，音訊就會跳到對應的位置。兩者都需要先有逐字稿。Apple 將轉錄功能限定於 iPhone 12 或後續機型、列出的十種語言，並表示此功能無法在某些國家或地區使用。以上於 2026 年 9 月 20 日對照 Apple 支援頁面確認。

Phrase 把這整個來回放在同一則筆記裡。錄音或匯入的音訊檔，在任務完成後會變成一則筆記，有標題、摘要、逐字稿和整理好的內文，原始錄音也一直附在上面，還有附時間戳記、可以搜尋的逐字稿，所以這四項核對都能對照原始錄音來做。接著，助理可以把會後摘要擬成一封由你自己寄出的電子郵件，或把同一則筆記做成一頁式摘要。媒體會在雲端處理。

寫會議紀錄時，常有人問的問題

會議錄音怎麼整理成會議紀錄？先取得逐字稿，再把上面的規則套用到文字上。直接從錄音下手，每個欄位都得來回拖動進度。有了逐字稿，第一遍刪除，第二遍改寫，只有四類細節需要回到錄音。

不錄音的話，會議筆記怎麼做？現場同時記四份清單，一個類別一份，每個決議在討論往下走之前，都向大家覆述一次。當場大聲確認，正是有錄音時可以延後做的部分。寧可讓欄位空著，也別在一小時後憑記憶補上。

會後摘要信的範例：開頭先寫最重要的那一項決議，接著列出待辦清單，每行依序寫負責人、工作、日期，然後是待解問題，附上你需要得到答案的日期。最後寫上更正的截止日：「如需更正，請在週四前告訴我；之後就以這份為準。」

會議紀錄和會議筆記有什麼不同？筆記是你自己的，亂一點也沒關係，因為你當時在場。會議紀錄則是別人會照著行動、幾個月後還會引用的紀錄，所以每一行都要有負責人、日期或理由。只要有別人需要採取行動，就該寫會議紀錄。